A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental que promovem o eficiente gerenciamento
A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.
O correto uso deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.
Com a terceirização da Organização de Arquivos e Documentos sua empresa poderá otimizar o espaço físico, por hora destinado ao acervo documental, e direcioná-lo a atividades com fins lucrativos para seu negócio.
Outro ponto a ser considerado sobre este serviço é que após análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
A Organização de Documentos e Arquivos da SigaScan é eficaz! Saiba por que:
Na SigaScan, os primeiros passos em um projeto de implantação deste serviço são entender e respeitar as expectativas do cliente, aproveitando e otimizando os seus recursos. À partir disto, desenhamos o projeto com foco na ágil recuperação do documento através do arquivo físico aplicando as ferramentas de tipificação de documentos, catalogação, indexação do arquivo para consulta na web, dentre outras que permitem o total controle da custódia e tráfego documental pelos departamentos da empresa.
Tudo isto para garantir a funcionalidade do sistema de organização de tais documentos. Para o resgate de qualquer arquivo, o cliente poderá fazê-lo de três formas: solicitando o documento físico original, cópia autenticada em cartório ou envio da imagem digitalizada sob demanda.
Deixe que os profissionais da SigaScan elevem seus padrões de administração, organização, localização e tipificação. Nossa equipe está em constante reciclagem de conhecimento e otimização dos métodos de organização documental para proporcionar aos nossos clientes um serviço único e diferenciado.
Quem pode terceirizar a Organização de Documentos e Arquivos?
Qualquer organização que tenha uma grande demanda documental precisa desta mão de obra especializada para garantir que seus documentos sejam acondicionados em recipientes adequados, catalogados corretamente, arquivados com segurança e localizados com agilidade e precisão. Destacamos abaixo alguns segmentos potenciais:
• Prontuários de RH
• Prontuários Médicos
• Prontuários de Alunos
• Propostas de Seguro
• Apólices de Seguro
• Processos Judiciais
• Contratos Corporativos
• Dossiês de Empreendimentos Imobiliários
• Processos de Pagamento
• Notas Fiscais de Fornecedores
• Guias de Impostos
Por exemplo, na Organização de Documentos da SigaScan o prontuário de cada funcionário, paciente ou aluno pode ser indexado e digitalizado. A documentação complementar referente a cada prontuário, por exemplo, pode ser anexada em intervalos regulares de tempo (semanalmente, mensalmente, e etc).
Para terceirizar o Serviço de Organização de Documentos e Arquivos, não importa o segmento e o tamanho da sua empresa, a SigaScan desenvolve projetos conforme a necessidade do seu negócio.